Optagelse af en telefonsamtale er indsamling af persondata på lige fod med en skriftlig henvendelse, og det skal derfor vurderes konkret, om optagelsen har en legitim, og holdbar begrundelse. Optagne lydfiler giver således ikke en videre adgang til at behandle personoplysninger, end hvis oplysningerne var modtaget på skrift eller noteret af den dataansvarlige selv som et samtalenotat.
Som udgangspunkt kræver enhver optagelse et samtykke. Samtykket skal være utvetydigt, og det er derfor ikke nok, at der informeres om at samtalen optages. En model kunne være, at samtykket gives ved at der trykkes et bestemt ciffer på tastaturet.
Efter Datatilsynets opfattelse bør virksomheden, der optager telefonsamtaler i dokumentationsøjemed, indføre en generel slettefrist, f.eks. 3 måneder, hvorefter samtaler slettes – medmindre det konkret er nødvendigt at opbevare en samtale længere, f.eks. fordi der er opstået en tvist.
Du skal i øvrigt huske at iagttage de registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, oplysningspligt, m.v. Virksomheder, der optager telefonsamtaler, skal således bl.a. være i stand til at give personer, der er blevet optaget, indsigt i optagelsen. Virksomheden har endvidere, i medfør af reglerne om oplysningspligt, pligt til at oplyse om optagelsen, og i øvrigt give oplysninger om den optagnes rettigheder.
